Drie aandachtspunten bij een Online Brown Paper Sessie

De afgelopen maanden is voor veel mensen en organisaties Corona een situatie van nieuwe en ongekende omvang. Veranderingen, aanpassingen, nieuwe maatregelen vraagt om anders denken. Juist in deze tijd  kan een online Brown Paper Sessie helpen om inzicht te krijgen welke impact verandering met zich meebrengt. Een Brown Paper Sessie online faciliteren is met de huidige communicatiemiddelen zoals Teams, Webex of Zoom vooral anders dan de fysieke variant. Hieronder drie aandachtspunten waar wij bij het begeleiden van een online sessie meer de aandacht voor hebben:

Wat is het doel van de online sessie?

Een goede sessie is verbonden met een gezamenlijk en helder doel. Elkaar informeren? Een discussie met elkaar voeren? Met digitale communicatie is het belangrijk om het doel van de sessie helder te hebben.
Bij een online sessie gebruiken we vaak enkele online post-its met daarop specifiek benoemt welke inzichten we met elkaar willen delen of bereiken.

Communicatie vraagt om aandacht en luisteren

Hoe lang kun jij de aandacht voor de volle 100% bij de ander houden? Zeker bij online communicaties is de afleiding voor sommige deelnemers (te) groot. Wij zorgen voor frequente mini-breaks om even van het scherm af te zijn en mensen ook even na te laten denken.
Aandacht kun je als begeleider managen, luisteren kun je stimuleren. In de rol als begeleider vatten wij veel samen om mensen het totaalplaatje te laten begrijpen.

Tijdsplanning: hou ruimte voor acties

Soms voelen online sessies als snel en gehaast. Dat heeft alles te maken met de hoeveelheid onderwerpen en de wijze waarop je de sessie indeelt.
De tijd nemen voor elkaar, het ècht met elkaar in gesprek zijn, levert vaak kwalitatief betere en dieper inzichten op.
Wij zorgen voor een effectieve tijdsplanning waarin collega's ruimte krijgen en we vooral ook de tijd nemen om inzichten om te zetten naar actiepunten

online-brown-paper-sessie-post-it-plakken

Online post-its plakken – Alternatief voor een Brown Paper?

Wil je een online Brown Paper Sessie op afstand doen? Ben je op zoek naar een manier om post-its online te plakken? In deze korte blog neem ik je graag even mee in een aantal mogelijkheden die jouw team op een virtuele sessie laat samenwerken.

 

Interessant voor jou?

Online training 19 november 2020

Benieuwd hoe je zelf een Brown Paper Sessie kunt begeleiden?

Download onze tipsheet!

We hebben een aantal handig tips voor je op een rij gezet in onze tipsheet

Vier online softwaretool voor post-its plakken

 

Microsoft WhiteBoard (Office 365)

Microsoft WhiteBoard (https://whiteboard.microsoft.com/) Misschien niet de eerste app die bij mij bovenkwam, maar binnen de Office365 een goede aanvulling. Het uitnodigen van externe deelnemers is een kwestie van toevoegen op basis van een e-mailadres. Naast de webversie is deze ook als desktopapp beschikbaar via de Windows Store.

Op zoek naar de post-its...
Qua functionaliteiten is het vooral de basis. In de webversie zijn de functionaliteiten erg beperkt. Logischerwijs tref je hier alleen wat whiteboard stiften aan. In de desktopversie komt dat beter tot z'n recht. Hierin is het even stoeien met de notitierasters om tot een geschikt ontwerp te komen, maar gelukkig vind je hier ook de post-its in digitale variant aan. De hoeveelheid templates is (nog) wat beperkt; maar voldoende voor een sessies.


Miro

Miro.Com (https://miro.com) is een webbased platform die op verschillende platformen de app heeft uitgebracht. Dat biedt voordelen om over meerdere systemen en device (mobiel, tablet, desktop of surface) samen te werken.

Templates die kleur geven aan je virtuele sessie
In de gratis versie is er ruimte voor 3 borden die door middel van interactieve templates kunnen worden ingericht. Er zijn heel veel templates beschikbaar die direct aansluiten bij het karakter van een Brown Paper Sessies, een teamsessie, een standup, retrospective of strategie sessie.


Mural

Mural (https://mural.co/) is een online samenwerkingsplatform dat met een groot aantal templates sterk overkomt. De webapplicatie biedt ruimte voor groepen en interactie door middel van een chat en comment gedeelte. Er is een 30-dagen gratis proefabonnement dat geen beperking kent om de tool even te ontdekken. Elke mural kan worden geëxporteerd in diverse formaten waarbij deze tool dus wat verder gaat dan alleen het plaatje. Er is duidelijk integratie naar andere (technische) platformen.


Lino - online post-its

Canvas met post-its. Lino (http://en.linoit.com) bestaat al langer als een online sticky-notestool. Een virtueel bord heet hier een ‘canvas’. Na gratis registratie krijg je een persoonlijke pagina. Daar kun je een een nieuw canvas aanmaken waarbij instellingen kiest voor het delen van jouw online post-it canvas. Hierbij heb je de keuze voor: For my own private useShow stickies to everyone of Everyone may post stickies). Via het menu kun je diverse elementen toevoegen, uiteraard zijn er post-its in allerlei kleuren beschikbaar die je tevens kan voorzien van kenmerken (tags).

Bron: Ondernemingsdatabank

Emiel Kort

Goede begeleiding maakt het verschil!

De begeleiding van Brown Paper Sessie is een vak op zich. Met onze begeleiding en sparsessies hebben we al veel organisaties geholpen om de Brown Paper Sessie succesvoller in te steken.

Heb je nog vragen?
Stuur dan vooral even een berichtje!

Welke vraag heb je?

2020 – Het jaar van de Brown Paper, toch?

Zo aan het begin van 2020 kijken we met het team altijd even terug en vooruit. Het jaar is nog maar net begonnen, maar we zijn goed uit de startblokken. Een nieuwe blokje post-its. Verse stiften. Een nieuwe rol met Brown Paper.

Een korte terugblik op 2019

We hebben een mooi jaar achter de rug. Meer dan 500 mensen hebben afgelopen jaar onze tipsheet gedownload en benut. Mooi om te zien dat we een deel van onze bezoekers ook in 'real-life' mochten begroeten op een van onze trainingsdagen.

De training bewijst een enorme meerwaarde te zijn voor (zelfstandig) professionals om even op te frissen, een project of proces voor te bereiden.

Wat gaan we in 2020 doen met Brown Paper?

  • We geven dit jaar maar liefst 5 trainingen. Ideaal om zelf een vliegende start te maken.
  • We starten met online sessies zodat je met ons kunt sparren tijdens je voorbereiding
  • We zoeken 2 organisaties die kosteloos een middag met Brown Paper aan de slag willen!
  • We gaan ons netwerk met Brown Paper begeleiders en professionals verder uitbreiden!

We zijn benieuwd waar we jouw dit jaar mee mogen vooruit helpen. Wordt voor jou 2020 ook het jaar van de Brown Paper?
Wij zijn er in ieder geval klaar voor!

Brown Paper Sessie: Training 28 november 2019

De afgelopen tijd zijn er veel mensen die de tipsheet hebben gedownload. In de voorbereidingsfase zul je vast ontdekken dat goed nadenken over je Brown Paper Sessie uiteindelijk de sessie zelf effectiever maakt. Speciaal voor interne adviseurs, teamleiders, programmamakers of personen met functies die gericht zijn op verbeteringen hebben we de training 'Zelf een Brown Paper Sessie begeleiden' ontwikkelt.

Extra training aan het einde van dit jaar!
Gezien het enthousiasme van alle deelnemers hebben we besloten om een extra training nog aan het einde van het jaar te doen. Op 28 november 2019 kun je een unieke dag beleven die veel verder gaat dan de tipsheet. Je gaat naar huis met tips, oefeningen en inzicht welke keuzes jij in je rol als facilitator van een sessie kunt maken. Uiteraard werken we veel met bruin papier, maar schenken we ook aandacht aan het groepsproces wat zich vooral voor het bruin papier afspeelt. Een bruin papier sessie gaat immers niet alleen over bruin papier en post-its!

Tot dan?

Brown Paper Sessie: van inzicht naar prioriteiten

Een Brown Paper Sessie geeft je inzicht in een bepaald onderwerp. Vaak heeft het inzicht uit de Brown Paper Sessie een volgend duwtje in de richting nodig om acties en prioriteiten te gaan bepalen. We hebben gemerkt dat het een prima keuze is om een sessie in twee gedeelten op te knippen. Een Brown Paper Sessie voor het inzicht en een vervolgsessie die je helpt om de inzichten om te zetten naar acties.

Maak een Brown Paper een prioriteitenmatrix

In de tweede sessie maken we vaak gebruik van een prioriteitenmatrix. Zie dit vooral als een extra hulpmiddel om het interactieve karakter van een Brown Paper Sessie te verlengen. Met de groep kun je over een aantal vlakken de prioriteit van de acties gaan bepalen. Lees hier meer over de prioriteitenmatrix

 

Brown Paper Sessies helpen je aan inzicht, maar hoe verder?

Brown Paper Sessies zijn een van de krachtigste instrumenten. Met een paar plakkertjes, wat stiften en brown paper kom je met een aantal collega's al gauw tot een aantal inzichten. Een Brown Paper is laagdrempelig en gecombineerd met enige spreekwoordelijke veiligheid van de groep is er in de meeste organisaties ook ruimte voor meer dan een goed gesprek. De afgelopen jaren heb ik veel teams mogen begeleiden in de rol als facilitator en daarbij valt mij eigenlijk één ding vooral heel erg op. Iedereen is tevreden met het inzicht. Maar daar begint het in mijn ogen pas. Op het moment dat uitkomsten uit een Brown Paper Sessie vertaalt mogen worden naar acties en afspraken gaat soms de energie uit de groep. Dan wordt het verkregen inzicht misschien een beetje spannend. Komen discussies aan bod over prioriteiten. De 'Ja-Maar'-ronde en nuttige vragen zoals "kan dit allemaal wel?".

Wat maakt een Brown Paper Sessie nu geslaagd?

Als je het mij vraagt denk ik dat bovenstaande vraag vooral samenhangt met de doelstelling van de sessie. Ik geloof niet in teams die een Brown Paper Sessie zien als 'leuke middag'. Hoewel ik enorm fan ben van de Brown Paper Sessie als hulpmiddel, zijn er ook talloze andere hulpmiddelen die wellicht beter aansluiten bij het doel wat je met een team wil bereiken. Een geslaagde sessie heeft in mijn ogen een concrete doelstelling en een daarop afgestemd hulpmiddel.

Misschien herken je de doelstellingen zoals: 'Meer inzicht kijgen op het proces' of de welbekende 'de neuzen dezelfde kant op.

Prima doelstellingen, maar ook in de training  Zelf een Brown Paper Sessie begeleiden daag ik deelnemers graag uit om eens verder na te denken. Wat wil je nu echt bereiken met dit inzicht? En wat is dan het èchte doel van die middag. Hoe concreter, hoe beter! En dat geldt in mijn ogen ook voor de acties die uit die Brown Paper inzichten naar voren komen. Iedereen wil toch dat het verkregen inzicht wordt omgezet naar een bruikbaar en concreet resultaat?

Brown Paper Sessie begeleiden – Deze deelnemers weten hoe het werkt!

Afgelopen maandag hebben jullie allemaal een interactieve dag gemist 😊 De onderstaande deelnemers in ieder geval niet!  Roald, Harry, Inge, Robbert en Jacqueline kozen voor de training “Zelf een Brown Paper Sessie begeleiden”.

Een praktische training die je meeneemt in jouw rol als begeleider. Stapsgewijs ontdekken, leren, structureren, leiden en begeleiden. Hoe maak je de juiste keuze in je voorbereiding? Hoe hou je grip op wat er tijdens je sessie gebeurt en hoe vertaal je uitkomsten naar blijvende acties en resultaten.

Nieuwsgierig? Donderdag 28 november 2019 en vrijdag 10 januari 2020 staan de volgende trainingsdagen weer gepland!

Meer info: https://brownpapersessie.nl/training-zelf-een-brown-paper-sessie-begeleiden/

Welk type veranderaar ben jij? Vijf veranderstijlen en de valkuilen

De belangrijkste theorie over veranderstijlen is het Kleurenmodel De Caluwe. Het Kleurenmodel is een makkelijke theorie waarin je jezelf kunt herkennen. Het Kleurenmodel onderscheidt vijf verschillende denkwijzen in een veranderproces. Geen van deze denkwijzen is de perfecte methode. Juist de combinatie van de vijf veranderstijlen creëert de handvaten voor een succesvolle veranderstrategie.

We nemen je kort mee in de vijf verschillende veranderstijlen en de valkuilen die daarbij horen. Aan het einde van het artikel vind je een handige app om je eigen veranderstijl te ontdekken.

De vijf veranderstijlen

Het Caluwe Kleurenmodel bestaat uit geeldruk, blauwdruk, rooddruk, groendruk en witdruk denken. Hierbij worden geel en blauw beschouwd als oorlogskleuren en rood, groen en wit als vredekleuren. Het denken in kleuren kan ingezet worden om:

  • Situaties en personen te typeren
  • De kleuren helpen om een diagnose te stellen en de aanpak aan te passen
  • Jezelf als veranderaar te typeren

Geeldrukdenkers

De opvatting is dat mensen pas zullen veranderen als rekening wordt gehouden met hun belangen of als je deze mensen kunt verleiden of dwingen tot bepaalde ideeën. Voor Geeldrukdenkers is het samenbrengen en vormen van coalities belangrijk in het verandertraject. De methode is effectief wanneer meerdere partijen of personen zijn betrokken en complexe doelen moeten worden bereikt.

De valkuil van het Geeldrukdenken is dat er een machtsstrijd ontstaat. Een situatie waarbij niemand voordelig uit is.

Blauwdrukdenkers

Het Blauwdrukdenken is een projectmatige aanpak. Het verandertraject wordt aangepakt door vooraf het resultaat en de weg ernaar toe vast te leggen. Alle stappen in het traject staan vast. Het Blauwdrukdenken werkt bij veranderingen waarbij het resultaat en de weg goed te voorspellen zijn.

De valkuil van een Blauwdrukdenker is dat de projectmatige aanpak afleidt van het menselijke aspect van veranderingen. Blauwdrukdenkers kunnen over mensen heen walsen of zachtere aspecten van de organisatie negeren.

Rooddrukdenkers

Bij Rooddrukdenken wordt ervanuit gegaan dat bij het gebruik van de juiste instrumenten mensen zullen veranderen. Mensen worden gemotiveerd door middel van belonen en straffen. Bijvoorbeeld door salaris, promotie of demotie en beoordelingen.

De valkuil van Rooddrukdenkers is dat het machtsspel genegeerd wordt en een gebrek aan harde uitkomsten ontstaat. Een andere valkuil kan het gebrek zijn aan ruimte voor maatwerk en individuele situaties.

Groendrukdenkers

Groendrukdenkers hebben de opvatting dat mensen veranderen wanneer ze gemotiveerd worden om te leren. Een groendrukdenker brengt mensen in leersituaties en biedt effectieve wegen om nieuwe methodes te leren.

De valkuil bij deze methode is dat niet elke medewerker de wil of de mogelijkheden heeft om te leren. Daarbij ontbreekt bij deze methode vaak de prioritering en de acties.

Witdrukdenken

Witdrukdenkers zien complexiteit als verrijkend en niet als verstorend. Het idee is dat alles altijd in verandering is. Witdrukdenkers pakken graag de dynamiek aan om veranderingen te weeg te brengen. Daarbij gaat het minder over sturen, maar meer over veranderingen mogelijk maken door vernieuwing en creativiteit.

Deze methode kan zorgen voor onvoldoende inzicht in de drijvende krachten achter verandering. Ook kan het zich uiten in het laten gaan van organisatorische zaken (zoals het inrichten van zelfsturing overlaten aan medewerkers).

Benieuwd wat jouw veranderstijl is?

Nieuwsgierig wat jouw persoonlijke veranderstijl is? Download de gratis app in de Playstore voor Android of in de Appstore voor IOS. Je kunt ook meer lezen over het Kleurenmodel op de website van de Caluwe.

Hulp nodig om verbeterwensen effectief om te zetten in verbeteracties?

Kun je wel wat hulp gebruiken om verbeterwensen om te zetten in concrete verbeteracties met eigenaren? Wij kunnen je helpen! Het bruine papier is geduldig en helpt je om op een visuele wijze te starten met verbeteren. Wij begeleiden je graag tijdens dit traject, bekijk hier de mogelijkheden.