Stappenplan Brown Paper Sessie

De eerste stap in het stappenplan is het voorbereiden van de Brown Paper Sessie. De voorbereiding begint bij het inventariseren van het gekozen proces. Wanneer er documentatie is van een proces, begin je met het doornemen hiervan.

Als er geen documentatie beschikbaar is, kun je met betrokkenen in het proces praten. Zo krijg je het begin- en eindpunt van het gekozen proces inzichtelijk. Het is van belang om voor de sessie een goede indruk te hebben van de hoofdstappen van het proces.

Zorg dat je een tijdsplanning maakt voor de sessie. Welke stappen ga je uitvoeren en hoelang mogen deze stappen duren? Maak vooraf ook een lijstje met vragen die je de groep kunt stellen. Zo voorkom je dat de sessie structuur mist en vastloopt. Dit is zonde van de kostbare tijd.

Als laatste voorbereidingsstap zorg je voor de aanwezige personen. Door het inventariseren van het proces wordt duidelijk welke personen zeker aanwezig moeten zijn. Het helpt de sessie als vooraf duidelijk is voor de deelnemers wat van hen verwacht wordt. Schets een globaal programma voor de sessie en zorg dat de deelnemers genoeg tijd vrijhouden. Zonder deelnemers, geen sessie!

Inventariseer het proces.

Welke informatie en kennis is er al beschikbaar? Wat is het begin- & eindpunt van het proces? Wat zijn de hoofdstappen uit het proces?

Maak een tijdsplanning voor de sessie.

Welke stappen wil je gezamenlijk met de groep doorlopen? Hoelang mag elke stap duren? Welke vragen zijn belangrijk tijdens de sessie?

Communiceer helder richting deelnemers.

Wie zijn belangrijkste deelnemers tijdens de sessie? Hoe zorg je voor een helder verwachtingspatroon voorafgaand aan de sessie?

Besluit hoe je het bruine papier wilt inrichten.

Welke structuur creëer je op het bruine papier? Met welke kleuren post-its wil je werken?

Er zijn nog meer dingen waar je aan kunt denken bij het voorbereiden. We hebben een aantal tips voor je klaargezet die je eenvoudig kunt downloaden.

Een Brown Paper is een handig hulpmiddel om met de groep het proces inzichtelijk te maken. Afhankelijk van het doel van de Brown Paper Sessie kunnen verschillende keuzes worden gemaakt in hoe het papier wordt ingericht. Over het algemeen neem je de deelnemers mee in de verwachtingen van de sessie, de omvang met begin- en eindpunten en geef je richting aan het niveau van de detailuitwerking.

Geef de deelnemers tijdens de sessie ruimte om te reflecteren en te discussiëren. Geef ook ruimte aan frustraties of klachten. Op welke manier dit het beste kan, leren we je in onze Training “Zelf een Brown Paper Sessie begeleiden”. Laat de deelnemers aan het einde van de sessie de Brown Paper samenvatten.

Herhaal je verwachtingen.

Welke verwachtingen heb je voorafgaand richting de deelnemers geschetst? Wat is de scope van het proces dat onder de loop genomen wordt? Welke stappen zullen er worden gezet tijdens de sessie?

Creëer ruimte voor de deelnemers.

Hoe betrek je de deelnemers tijdens de sessie? Hoeveel tijd maak je vrij voor reflectie en of discussie? Geef je de deelnemers de ruimte om frustraties en of klachten te delen?

Externe begeleiding helpt je verder.

Begeleiding is ons vak. We gaan graag met je in gesprek hoe wij het verschil kunnen maken. Lees meer over onze begeleiding.

Sla de Brown Paper goed op. Maak eventueel duidelijke foto’s. Je kunt de Brown Paper laten aanvullen door anderen in de organisatie, hang de Brown Paper dan op een centrale plek. Ook kun je een bijeenkomst organiseren om de Brown Paper te bespreken en aan te vullen.

Als laatste stap van het stappenplan zorg je voor duidelijke documentatie. Werk de sessie en de genomen stappen uit. Creëer een visueel overzicht van het proces voor de Brown Paper Sessie en van het verbeterde proces. Vergeet niet de deelnemers en anderen betrokkenen op de hoogte te houden van de voortgang en van de documentatie. Zo creëer je draagvlak en houd je het onderwerp levend, zodat veranderingen makkelijker kunnen worden doorgevoerd.

Sla de Brown Paper goed op.

Maak je na afloop van de sessie foto's van het bruine papier? Gooi je het papier weg of hang je het op, op een centrale plek? Laat je het bruin papier nog aanvullen na afloop of wordt het gezien als een eindproduct?

Zorg voor een goede documentatie.

Hoe informeer je de deelnemers na afloop van de sessie? In welke vorm verwerk je de uitkomsten van de sessie? Hoe creëer je draagvlak bij de belanghebbenden, zodat er echt iets gedaan wordt met de inzichten?