brown paper sessie organiseren

De kracht van de Brown Paper Sessie: Samenwerken en Visualiseren

Een Brown Paper Sessie is een krachtige en interactieve werkmethode die teams helpt om complexe vraagstukken aan te pakken. Het begint met een groot vel bruin papier dat aan de muur wordt gehangen, als een canvas waarop ideeën en informatie worden vastgelegd. Deelnemers gebruiken kleurrijke post-its, stiften en andere visuele hulpmiddelen om gedachten, processen, problemen en oplossingen te visualiseren. Het is een eenvoudige maar effectieve manier om de samenwerking en creativiteit binnen een team te stimuleren.

Samenwerken en delen van kennis

Een belangrijk aspect van de Brown Paper Sessie is de mogelijkheid om als team samen te werken en kennis te delen. Door de sessie gezamenlijk uit te voeren, worden verschillende perspectieven en expertisegebieden bij elkaar gebracht. Het visualiseren van ideeën en informatie op het bruine papier maakt het gemakkelijker voor teamleden om te zien hoe alles samenhangt en hoe verschillende elementen met elkaar verband houden. Het stimuleert actieve betrokkenheid en creëert een gedeeld begrip, wat de basis legt voor effectieve besluitvorming en actie.

Overzicht en focus behouden

Een van de voordelen van de Brown Paper Sessie is dat het helpt om complexiteit te verminderen en een overzicht te creëren. Vaak worden problemen en processen in een organisatie als ingewikkeld ervaren. Door ze visueel weer te geven op het bruine papier, worden ze vereenvoudigd en gemakkelijker te begrijpen. Teamleden kunnen de grote lijnen zien en zich richten op specifieke gebieden die aandacht nodig hebben. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten, het genereren van nieuwe ideeën en het nemen van beslissingen op basis van gedeelde kennis.

Betrekking en eigenaarschap vergroten

Een ander voordeel van de Brown Paper Sessie is dat het de betrokkenheid en het eigenaarschap van de teamleden vergroot. Omdat iedereen actief deelneemt aan het visualiseren van informatie en het genereren van ideeën, voelen ze zich meer betrokken bij het proces. Het is niet langer een passieve vergadering waarin ideeën worden gepresenteerd, maar een gezamenlijke inspanning om oplossingen te vinden. Dit vergroot de motivatie en het gevoel van verantwoordelijkheid, wat leidt tot meer betrokkenheid bij de uitvoering van de besluiten die tijdens de sessie worden genomen.

Waarom externe begeleiding kan helpen

Hoewel een Brown Paper Sessie een krachtige methode is, kan externe begeleiding helpen om het proces soepel te laten verlopen. Een externe facilitator kan objectiviteit brengen en ervoor zorgen dat iedereen in het team gehoord wordt. Ze hebben vaak ervaring met het faciliteren van dergelijke sessies en kunnen technieken en best practices toepassen om maximale waarde te halen uit de sessie. Ze kunnen helpen bij het structureren van de sessie, het stellen van de juiste vragen en het bevorderen van samenwerking. Bovendien kunnen ze een frisse blik en nieuwe perspectieven bieden, wat kan leiden tot innovatieve oplossingen en resultaten.

Een Brown Paper Sessie is een hulpmiddel, geen doel op zich

Brown Paper Sessies hebben zich in de afgelopen jaren op diverse manieren bewezen in verandertrajecten. De sessie zelf is in onze ogen vooral een hulpmiddel om inzicht en beweging te krijgen. Inzicht die tijdens verandertrajecten helpen organisaties verder om zich aan te passen. Beweging om het verandertraject de gewenste vervolgstappen mee te geven. Dat gaat verder dan een middagje 'Brown Paper-en'. Een sessie kost tijd en ook voorbereidingstijd. Daarmee zorg je er voor dat het waarde toevoegt aan je verandertraject.

We merken dat er een aantal voorwaarden zijn om een Brown Paper Sessie tijdens een verandertraject goed te laten slagen:

  • Er moet een duidelijke onderwerp, probleem of denkrichting. Zonder een duidelijk verandervraagstuk krijgt jouw Brown Paper Sessie meer het karkater van een brainstorm
  • Er zijn voldoende kaders en uitgangspunten om het onderwerp te structureren (processtappen, sub-onderwerpen, afdelingen). Zijn die kaders er nog niet dan komt een Brown Paper Sessie mogelijk nog te vroeg in jouw verandertraject.
  • De werkomgeving, uitgangspunten en kaders moeten stabiel genoeg zijn om uitkomsten te laten landen.
  • Er is een duidelijk doel voor de sessie. Kijk goed welk doel past bij welke veranderfase past.
  • En zoals Simon Sinek ooit eens schreef: "Het begint met het waarom!"

Online Brown Paper sessie in Coronatijd

Mis jij het ook zo in dit corona-tijdperk? Het even klankborden met je collega's. Het praatje bij de koffieautomaat. Er is niet veel tijd meer om 'echt even samen' met elkaar in gesprek te gaan.

Wij merken het ook. Niet alleen intern, maar ook daarbuiten. Steeds meer mensen zijn op zoek naar (online) verbinding en oplossingen. Wij hebben de afgelopen periode veel organisaties mogen faciliteren met online of gedeeltelijke online sessies. Anders? Jazeker, maar qua resultaat goed vergelijkbaar èn het contact tussen de mensen wordt meer dan gewaardeerd.

Het voorbereiden en faciliteren van een sessie vraagt in dit tijdperk om nieuwe (digitale) vaardigheden. In onze online training gaan we naast de fysieke variant ook in op de digitale variant en hoe je ook als online begeleider zelf een Brown Paper Sessie kunt begeleiden. Als je het leuk vindt om dat te ervaren: We hebben nog een paar plekken over op de korte termijn!
Team Brown Paper Sessie
Emiel Kort, Roald van der Heide, Marcel van den Berg,
Lucas Linssen, Naomi Renssen en Cindy van den Elzen

2021: Brown Paper Sessie kunnen prima digitaal!

Het afgelopen jaar is voor iedereen een bijzonder 'corona'-jaar geweest. Hopelijk kunnen we vanaf nu vooruit kijken naar een gezond en veilig 2021!

Dat corona ook nieuwe kansen met zich meebrengt hebben we zeker met ons team mogen meemaken. De fysieke begeleiding van Brown Paper Sessies staat soms op een lager pitje, maar online faciliteren we steeds meer teams met inzicht en interactie.
Mensen zoeken nog altijd graag de verbinding met elkaar. Wat dat betreft is een online teamsessie ook in deze tijd een mooi hulpmiddel om teams weer met elkaar te verbinden.
Zo op het einde van het jaar kijken we graag ook even vooruit. In 2021 zullen we vaker onze online training gaan geven. Een interactieve training voor 'interne verbeteraars' om samen jouw sessie tot een succes te maken.

Ik wens je hele fijne feestdagen
en een gezond en kleurrijk 2021!

Team Brown Paper Sessie
Emiel Kort, Roald van der Heide, Marcel van den Berg,
Naomi Renssen en Cindy van den Elzen

Drie aandachtspunten bij een Online Brown Paper Sessie

De afgelopen maanden is voor veel mensen en organisaties Corona een situatie van nieuwe en ongekende omvang. Veranderingen, aanpassingen, nieuwe maatregelen vraagt om anders denken. Juist in deze tijd  kan een online Brown Paper Sessie helpen om inzicht te krijgen welke impact verandering met zich meebrengt. Een Brown Paper Sessie online faciliteren is met de huidige communicatiemiddelen zoals Teams, Webex of Zoom vooral anders dan de fysieke variant. Hieronder drie aandachtspunten waar wij bij het begeleiden van een online sessie meer de aandacht voor hebben:

Wat is het doel van de online sessie?

Een goede sessie is verbonden met een gezamenlijk en helder doel. Elkaar informeren? Een discussie met elkaar voeren? Met digitale communicatie is het belangrijk om het doel van de sessie helder te hebben.
Bij een online sessie gebruiken we vaak enkele online post-its met daarop specifiek benoemt welke inzichten we met elkaar willen delen of bereiken.

Communicatie vraagt om aandacht en luisteren

Hoe lang kun jij de aandacht voor de volle 100% bij de ander houden? Zeker bij online communicaties is de afleiding voor sommige deelnemers (te) groot. Wij zorgen voor frequente mini-breaks om even van het scherm af te zijn en mensen ook even na te laten denken.
Aandacht kun je als begeleider managen, luisteren kun je stimuleren. In de rol als begeleider vatten wij veel samen om mensen het totaalplaatje te laten begrijpen.

Tijdsplanning: hou ruimte voor acties

Soms voelen online sessies als snel en gehaast. Dat heeft alles te maken met de hoeveelheid onderwerpen en de wijze waarop je de sessie indeelt.
De tijd nemen voor elkaar, het ècht met elkaar in gesprek zijn, levert vaak kwalitatief betere en dieper inzichten op.
Wij zorgen voor een effectieve tijdsplanning waarin collega's ruimte krijgen en we vooral ook de tijd nemen om inzichten om te zetten naar actiepunten

Online post-its plakken

Vier online softwaretools voor post-its plakken

Wil je online een Brown Paper Sessie faciliteren en ben je op zoek naar een praktische manier om online post-its te plakken? In deze korte blog neem ik je graag mee in een aantal online tools die jouw team virtueel laat samenwerken. Nieuwsgierig wat wij jou kunnen bieden? Lees hier meer over onze begeleiding van zowel fysieke als online sessies.

1. Microsoft Teams / WhiteBoard (Office 365)

Misschien niet de eerste app die bij mij bovenkwam, maar binnen de Office365 een goede aanvulling. Het uitnodigen van externe deelnemers is een kwestie van toevoegen op basis van een e-mailadres. Naast de webversie is deze ook als desktopapp beschikbaar via de Windows Store. Microsoft WhiteBoard (https://whiteboard.microsoft.com/).

Op zoek naar de post-its...
Qua functionaliteiten is het vooral de basis. In de webversie zijn de functionaliteiten erg beperkt. Logischerwijs tref je hier alleen wat whiteboard stiften aan. In de desktopversie komt dat beter tot z'n recht. Hierin is het even stoeien met de notitierasters om tot een geschikt ontwerp te komen, maar gelukkig vind je hier ook de post-its in digitale variant aan. De hoeveelheid templates is (nog) wat beperkt; maar voldoende voor een sessies.

 

2. Miro

Miro.Com (https://miro.com) is een webbased platform die op verschillende platformen de app heeft uitgebracht. Dat biedt voordelen om over meerdere systemen en device (mobiel, tablet, desktop of surface) samen te werken.

Templates die kleur geven aan je virtuele sessie
In de gratis versie is er ruimte voor 3 borden die door middel van interactieve templates kunnen worden ingericht. Er zijn heel veel templates beschikbaar die direct aansluiten bij het karakter van een Brown Paper Sessies, een teamsessie, een standup, retrospective of strategie sessie.

Zelf aan de slag?
Ontdek onze 7 tips!

Wat wij doen?

We bieden flexibele veranderkracht, krijgen energie om goede ideeën om te zetten naar realisatie en zijn experts in het begeleiden van een Brown Paper Sessie. Op deze manier zorgen we voor aandacht wanneer daar intern de capaciteit, knowhow of rol niet voor beschikbaar is.

Lees meer over ons team en onze visie

Praktisch

We hebben oog voor wat werkt en haalbaar is.

Structuur

We houden overzicht en brengen onze ervaring mee.

Aandacht

We nemen de tijd voor het proces én de mensen.

3. Mural

Mural (https://mural.co/) is een online samenwerkingsplatform dat met een groot aantal templates sterk overkomt. De webapplicatie biedt ruimte voor groepen en interactie door middel van een chat en comment gedeelte. Er is een 30-dagen gratis proefabonnement dat geen beperking kent om de tool even te ontdekken. Elke mural kan worden geëxporteerd in diverse formaten waarbij deze tool dus wat verder gaat dan alleen het plaatje. Er is duidelijk integratie naar andere (technische) platformen.

 

4. Lino

Canvas met post-its. Lino (http://en.linoit.com) bestaat al langer als een online sticky-notestool. Een virtueel bord heet hier een ‘canvas’. Na gratis registratie krijg je een persoonlijke pagina. Daar kun je een een nieuw canvas aanmaken waarbij instellingen kiest voor het delen van jouw online post-it canvas. Hierbij heb je de keuze voor: For my own private useShow stickies to everyone of Everyone may post stickies. Via het menu kun je diverse elementen toevoegen, uiteraard zijn er post-its in allerlei kleuren beschikbaar die je tevens kan voorzien van kenmerken (tags).

Bron: Ondernemingsdatabank.


Emiel Kort
06-10877863
stuur een bericht

Goede begeleiding maakt het verschil!

De begeleiding van Brown Paper Sessie is een vak op zich. Vreemde ogen maken soms het verschil voor een sessie met meer inzicht en resultaat.

Praktisch met aandacht voor mens en structuur

Ons team van begeleiders hebben een praktische aanpak en kijk op zaken. Aandacht voor de menskant en proceskant gaat bij ons samen.

Meer informatie: